Guía · Trabajo externo
Trabajar con modistas y talleres externos
Pocas tiendas de novias lo cosen todo en casa. La pedrería va a una bordadora, una avalancha de bajos a una modista autónoma, vestidos enteros a un taller al otro lado de la ciudad o a una fábrica en el extranjero. Cada uno de esos envíos es un traspaso, y en cada traspaso es donde se pierde un vestido: qué se envió, cuándo vuelve, cuánto cuesta y quién se lo dijo a la novia. Esta guía es una forma de trabajar que mantiene el vestido a la vista mientras está fuera del edificio.
Una orden de trabajo por cada traspaso
El error es tratar el trabajo externo como una llamada de teléfono. Trátalo como un pedido: un registro escrito de lo que salió de la tienda, lo que debe volver, cuándo y por cuánto. Una orden de trabajo por vestido y por proveedor, aunque envíes tres vestidos a la misma modista la misma mañana, porque cada uno vuelve en su propia fecha y va a su propia novia.
- Qué se envió: el vestido o sus piezas, tela, forro, adornos, y una foto de cada cosa tal como salió.
- El trabajo: en el idioma del proveedor si hace falta, con las medidas de prenda, no las medidas del cuerpo de la novia.
- Fecha de devolución: elegida para que quepa una prueba después, confirmada por el proveedor al aceptar.
- Precio: acordado antes de empezar, por pieza o por hora, y la moneda si el proveedor está en el extranjero.
- Estado: enviado, aceptado, listo, devuelto, revisado, cerrado. “Devuelto” no es el final; “revisado” sí.
Lo que el proveedor debería ver, y lo que no
Una modista externa necesita la prenda, las medidas, las instrucciones y las fechas. No necesita el nombre de la novia, su teléfono, el lugar de la boda ni por cuánto se vendió el vestido. Dejar eso fuera del traspaso protege la privacidad de la novia, mantiene tus márgenes en tu casa y hace que la vista del proveedor sea sencilla.
En SewingERP cada proveedor tiene su propio enlace al portal. Lo abre en el móvil, ve sus órdenes de trabajo abiertas con modelo, talla, color, medidas de prenda, tus notas y fotos, acepta el trabajo, da un precio si no estaba fijado y lo marca listo para recoger. Los datos de la novia nunca aparecen, y un proveedor nunca ve el trabajo de otro proveedor ni tus precios. Puedes sustituir el enlace en cualquier momento.
Fechas de devolución y la lista de la mañana
Una fecha de devolución solo sirve si alguien la compara con hoy. Mantén una sola lista de órdenes de trabajo que han pasado su fecha de devolución y léela cada mañana junto con el resto de lo que va con retraso: pruebas de la semana que viene, vestidos fuera de plazo, materiales que no llegaron. Llama al proveedor el día después de la fecha, no el día antes de la prueba.
SewingERP pone “trabajo en un taller externo pasado su fecha de devolución” en la lista de lo atascado del panel, junto a las etapas retrasadas de tu propio taller, de modo que el trabajo de fuera y el de dentro se vigilan de la misma manera.
El precio es un coste del vestido
El trabajo externo suele ser el mayor coste individual de un vestido después de la tela, y el que más tiendas olvidan cuando ponen precio al siguiente. Cada orden de trabajo debería llevar su precio, y cuando el proveedor factura, la factura debería cotejarse con las órdenes, no pagarse en bloque.
Como la orden de trabajo está vinculada al vestido, SewingERP suma su precio al coste real del vestido, junto a los materiales, las horas de tu taller a la tarifa de cada persona y los gastos generales. Cerrar la orden de trabajo de un proveedor crea el gasto, así que la contabilidad y el vestido coinciden. La guía de costes muestra la fórmula y un ejemplo práctico.
Ejemplo de la tienda de demostración de SewingERP: los talleres externos fueron parte de la diferencia.
Trabajar con una fábrica en el extranjero
- Medidas en sus unidades. Envía las medidas de prenda en centímetros y en pulgadas, con una tabla de tallas que la fábrica reconozca.
- Un solo contacto y un solo idioma. Decide quién habla con la fábrica y mantén el hilo en la orden de trabajo, no en los chats de tres personas.
- El tiempo de envío forma parte de la fecha de devolución. Un vestido que sale en la fecha acordada y pasa diez días en la aduana llega tarde. Incluye el envío y la aduana en la fecha que le das a la novia.
- Revisa al llegar. Fotografía la prenda el día que llega y compárala con el pedido; el plazo de reclamación con una fábrica es corto.
Preguntas
¿Qué debe incluir una orden de trabajo para una modista externa?
El número de trabajo, qué se envía exactamente (vestido, piezas, tela, adornos), el trabajo a realizar, las medidas de prenda, la fecha de devolución, el precio acordado y fotos de la prenda tal como salió. La modista confirma que lo ha recibido y te avisa cuando está listo. El nombre y los datos de contacto de la novia no hacen falta y no deberían aparecer.
¿Cómo se evita que el trabajo externo se retrase?
Da a cada orden de trabajo una fecha de devolución que deje tiempo para una prueba después, y mantén una sola lista de trabajo que ha pasado su fecha de devolución que alguien revise cada mañana. Confirma la fecha con la modista cuando acepta el trabajo, no cuando llamas para preguntar dónde está.
¿Cómo aparece el trabajo externo en el coste del vestido?
El precio de cada orden de trabajo es un coste de ese vestido, junto a los materiales, las horas de tu propio taller y los gastos generales. SewingERP vincula la orden de trabajo al vestido, así que el coste real y el margen lo incluyen, y un proveedor que cobra más de lo presupuestado se ve antes de que llegue la factura.
¿Da SewingERP acceso al sistema a las modistas externas?
Cada proveedor recibe su propio enlace al portal. Ve solo sus órdenes de trabajo (modelo, talla, color, medidas de prenda, tus notas y fotos), puede aceptar un trabajo, dar un precio y marcarlo listo para recoger. Nunca ve a la novia, a otros proveedores ni tus precios. El trabajo externo está en los planes Atelier y Pro.