Guia · Trabalho externo
Trabalhando com costureiras e oficinas externas
Poucas lojas de noivas costuram tudo internamente. A pedraria vai para uma bordadeira, uma leva de barras para uma costureira autônoma, vestidos inteiros para uma oficina do outro lado da cidade ou uma fábrica no exterior. Cada um desses é uma passagem de mão, e é na passagem de mão que um vestido se perde: o que foi enviado, quando volta, quanto custa e quem avisou a noiva. Este guia é uma forma de trabalhar que mantém o vestido à vista enquanto ele está fora da loja.
Uma ordem de serviço por passagem de mão
O erro é tratar o trabalho externo como um telefonema. Trate-o como um pedido: um registro escrito do que saiu da loja, do que deve voltar, quando e por quanto. Uma ordem de serviço por vestido por fornecedora, mesmo que você envie três vestidos para a mesma costureira na mesma manhã, porque cada um volta na própria data e vai para a própria noiva.
- O que foi enviado: o vestido ou suas peças, tecido, forro, aviamentos, e uma foto de cada item como saiu.
- O trabalho: no idioma da fornecedora se preciso, com as medidas da peça, não as medidas do corpo da noiva.
- Data de devolução: escolhida para que uma prova caiba depois dela, confirmada pela fornecedora ao aceitar.
- Preço: combinado antes de o trabalho começar, por peça ou por hora, e a moeda se a fornecedora está no exterior.
- Status: enviado, aceito, pronto, devolvido, inspecionado, fechado. “Devolvido” não é o fim; “inspecionado” é.
O que a fornecedora deve ver, e o que não deve
Uma costureira externa precisa da peça, das medidas, das instruções e das datas. Ela não precisa do nome da noiva, do telefone, do local do casamento nem do preço pelo qual o vestido foi vendido. Deixar isso fora da passagem de mão protege a privacidade da noiva, mantém as suas margens só suas e torna a visão da fornecedora simples.
No SewingERP cada fornecedora tem um link de portal próprio. Ela abre no celular, vê as ordens de serviço abertas com modelo, tamanho, cor, medidas da peça, suas anotações e fotos, aceita o trabalho, informa um preço se não foi fixado e marca como pronto para retirada. Os dados da noiva nunca aparecem, e uma fornecedora nunca vê o trabalho de outra nem os seus preços. Você troca o link a qualquer momento.
Datas de devolução e a lista da manhã
Uma data de devolução só funciona se alguém a compara com hoje. Mantenha uma única lista de ordens de serviço que passaram da data de devolução e leia-a toda manhã junto com o resto do que está atrasado: provas da próxima semana, vestidos fora do prazo, materiais que não chegaram. Ligue para a fornecedora no dia seguinte à data, não na véspera da prova.
O SewingERP coloca “trabalho em oficina externa que passou da data de devolução” na lista do que está parado no painel, ao lado das etapas atrasadas do seu próprio ateliê, para que o trabalho de fora e o de dentro sejam vigiados do mesmo jeito.
O preço é um custo do vestido
O trabalho externo costuma ser o maior custo isolado de um vestido depois do tecido, e o que a maioria das lojas esquece ao precificar o próximo. Toda ordem de serviço deve trazer o preço, e quando a fornecedora fatura, a fatura deve ser conferida contra as ordens, não paga como um valor único.
Como a ordem de serviço está ligada ao vestido, o SewingERP soma o preço dela ao custo real do vestido, ao lado dos materiais, das horas do seu ateliê pelo valor-hora de cada pessoa e dos custos fixos. Fechar a ordem de serviço de uma fornecedora cria a despesa, e assim a contabilidade e o vestido batem. O guia de custos mostra a fórmula e um exemplo calculado.
Exemplo da loja de demonstração do SewingERP: as oficinas externas foram parte da diferença.
Trabalhando com uma fábrica no exterior
- Medidas nas unidades deles. Envie as medidas da peça em centímetros e polegadas, com uma tabela de tamanhos que a fábrica reconheça.
- Um contato e um idioma. Decida quem fala com a fábrica e mantenha a conversa na ordem de serviço, não nos chats de três pessoas.
- O tempo de envio faz parte da data de devolução. Um vestido que é despachado na data combinada e fica dez dias na alfândega está atrasado. Inclua o tempo de envio e de alfândega na data que você dá à noiva.
- Inspecione na chegada. Fotografe a peça no dia em que chega e compare com o pedido; o prazo de reclamação com uma fábrica é curto.
Perguntas
O que uma ordem de serviço para uma costureira externa deve incluir?
O número do trabalho, o que exatamente é enviado (vestido, peças, tecido, aviamentos), o trabalho a fazer, as medidas da peça, a data de devolução, o preço combinado e fotos da peça como saiu. A costureira confirma que recebeu e avisa quando está pronto. O nome e os contatos da noiva não são necessários e não devem constar.
Como evitar que o trabalho externo atrase?
Dê a cada ordem de serviço uma data de devolução que deixe tempo para uma prova depois dela, e mantenha uma única lista de trabalhos que passaram da data de devolução, conferida por alguém toda manhã. Confirme a data com a costureira quando ela aceita o trabalho, não quando você liga para perguntar onde está.
Como o trabalho externo aparece no custo do vestido?
O preço de cada ordem de serviço é um custo daquele vestido, ao lado dos materiais, das horas do seu próprio ateliê e dos custos fixos. O SewingERP liga a ordem de serviço ao vestido, então o custo real e a margem a incluem, e uma fornecedora que cobra mais do que orçou aparece antes da fatura.
O SewingERP dá às costureiras externas acesso ao sistema?
Cada fornecedora recebe um link de portal próprio. Ela vê só as ordens de serviço dela (modelo, tamanho, cor, medidas da peça, suas anotações e fotos), pode aceitar um trabalho, informar um preço e marcá-lo como pronto para retirada. Ela nunca vê a noiva, outras fornecedoras ou os seus preços. O trabalho externo está nos planos Atelier e Pro.