Leitfaden · Fremdarbeit
Arbeiten mit externen Schneiderinnen und Werkstätten
Nur wenige Brautmodengeschäfte nähen alles im Haus. Die Perlenstickerei geht an eine Stickerei, ein Schwung Säume an eine freie Schneiderin, ganze Kleider an eine Werkstatt am anderen Ende der Stadt oder eine Fabrik im Ausland. Jede davon ist eine Übergabe, und bei jeder Übergabe kann ein Kleid verloren gehen: was geschickt wurde, wann es zurückkommt, was es kostet und wer es der Braut gesagt hat. Dieser Leitfaden ist eine Arbeitsweise, die das Kleid im Blick behält, während es außer Haus ist.
Ein Arbeitsauftrag pro Übergabe
Der Fehler ist, Fremdarbeit wie ein Telefonat zu behandeln. Behandeln Sie sie wie eine Bestellung: eine schriftliche Aufzeichnung dessen, was das Geschäft verlassen hat, was zurückkommen soll, wann und zu welchem Preis. Ein Arbeitsauftrag pro Kleid und Lieferantin, auch wenn Sie am selben Morgen drei Kleider an dieselbe Schneiderin schicken, denn jedes kommt an seinem eigenen Datum zurück und geht an seine eigene Braut.
- Was geschickt wurde: das Kleid oder seine Teile, Stoff, Futter, Besätze, und ein Foto von jedem beim Verlassen des Geschäfts.
- Die Arbeit: bei Bedarf in der Sprache der Lieferantin, mit den Kleidungsmaßen, nicht den Körpermaßen der Braut.
- Rückgabedatum: so gewählt, dass danach eine Anprobe passt, und von der Lieferantin bei der Annahme bestätigt.
- Preis: vor Beginn der Arbeit vereinbart, pro Stück oder pro Stunde, und die Währung, wenn die Lieferantin im Ausland sitzt.
- Status: geschickt, angenommen, fertig, zurück, geprüft, abgeschlossen. „Zurück“ ist nicht das Ende; „geprüft“ ist es.
Was die Lieferantin sehen sollte, und was nicht
Eine externe Schneiderin braucht das Kleidungsstück, die Maße, die Anweisungen und die Termine. Sie braucht nicht den Namen der Braut, ihre Telefonnummer, den Ort der Hochzeit oder den Verkaufspreis des Kleides. Das aus der Übergabe herauszuhalten schützt die Privatsphäre der Braut, behält Ihre Margen bei Ihnen und hält die Ansicht der Lieferantin einfach.
In SewingERP hat jede Lieferantin einen eigenen Portal-Link. Sie öffnet ihn auf dem Handy, sieht ihre offenen Arbeitsaufträge mit Modell, Größe, Farbe, Kleidungsmaßen, Ihren Notizen und Fotos, nimmt den Auftrag an, nennt einen Preis, falls keiner festgelegt war, und markiert ihn als abholbereit. Die Daten der Braut erscheinen nie, und eine Lieferantin sieht nie die Arbeit einer anderen oder Ihre Preise. Den Link ersetzen Sie jederzeit.
Rückgabedaten und die Morgenliste
Ein Rückgabedatum wirkt nur, wenn jemand es mit dem heutigen Tag vergleicht. Führen Sie eine Liste der Arbeitsaufträge über dem Rückgabedatum und lesen Sie sie jeden Morgen zusammen mit dem Rest dessen, was im Verzug ist: Anproben in der kommenden Woche, überfällige Kleider, Material, das nicht angekommen ist. Rufen Sie die Lieferantin am Tag nach dem Datum an, nicht am Tag vor der Anprobe.
SewingERP setzt „Arbeit bei einer externen Werkstatt über dem Rückgabedatum“ im Dashboard auf die Liste dessen, was hängt, neben den verspäteten Schritten Ihrer eigenen Werkstatt, sodass Fremd- und Eigenarbeit gleich überwacht werden.
Der Preis ist ein Kostenposten des Kleides
Fremdarbeit ist nach dem Stoff oft der größte einzelne Kostenposten eines Kleides, und der, den die meisten Geschäfte vergessen, wenn sie das nächste kalkulieren. Jeder Arbeitsauftrag sollte seinen Preis tragen, und wenn die Lieferantin abrechnet, sollte die Rechnung mit den Aufträgen abgeglichen werden, nicht als Pauschale bezahlt.
Weil der Arbeitsauftrag mit dem Kleid verknüpft ist, rechnet SewingERP seinen Preis den echten Kosten des Kleides zu, neben Material, den Stunden Ihrer Werkstatt zum Satz jeder Mitarbeiterin und den Gemeinkosten. Das Abschließen des Arbeitsauftrags einer Lieferantin erzeugt die Ausgabe, sodass Buchhaltung und Kleid übereinstimmen. Der Leitfaden zur Kalkulation zeigt die Formel und ein Rechenbeispiel.
Beispiel aus dem Demo-Geschäft von SewingERP: externe Werkstätten waren Teil der Lücke.
Arbeiten mit einer Fabrik im Ausland
- Maße in deren Einheiten. Schicken Sie Kleidungsmaße in Zentimetern und Zoll zugleich, mit einer Größentabelle, die die Fabrik kennt.
- Ein Ansprechpartner und eine Sprache. Legen Sie fest, wer mit der Fabrik spricht, und halten Sie den Verlauf im Arbeitsauftrag, nicht in den Chats von drei Personen.
- Die Versandzeit gehört zum Rückgabedatum. Ein Kleid, das am vereinbarten Tag verschickt wird und zehn Tage beim Zoll liegt, ist zu spät. Rechnen Sie Versand und Zoll in das Datum ein, das Sie der Braut nennen.
- Bei Ankunft prüfen. Fotografieren Sie das Kleidungsstück am Tag der Ankunft und vergleichen Sie es mit der Bestellung; die Reklamationsfrist bei einer Fabrik ist kurz.
Fragen
Was sollte ein Arbeitsauftrag an eine externe Schneiderin enthalten?
Die Auftragsnummer, was genau geschickt wird (Kleid, Teile, Stoff, Besätze), die auszuführende Arbeit, die Kleidungsmaße, das Rückgabedatum, den vereinbarten Preis und Fotos des Kleidungsstücks beim Verlassen des Geschäfts. Die Schneiderin bestätigt den Erhalt und meldet, wann es fertig ist. Name und Kontaktdaten der Braut werden nicht gebraucht und gehören nicht darauf.
Wie verhindert man, dass Fremdarbeit zu spät kommt?
Geben Sie jedem Arbeitsauftrag ein Rückgabedatum, das Zeit für eine Anprobe danach lässt, und führen Sie eine Liste der Arbeit über dem Rückgabedatum, die jeden Morgen jemand prüft. Bestätigen Sie das Datum mit der Schneiderin, wenn sie den Auftrag annimmt, nicht wenn Sie anrufen, um zu fragen, wo er bleibt.
Wie zeigt sich die Fremdarbeit in den Kosten des Kleides?
Der Preis jedes Arbeitsauftrags ist ein Kostenposten dieses Kleides, neben Material, den Stunden Ihrer eigenen Werkstatt und den Gemeinkosten. SewingERP verknüpft den Arbeitsauftrag mit dem Kleid, sodass echte Kosten und Marge ihn enthalten, und eine Lieferantin, die mehr berechnet als angeboten, fällt vor der Rechnung auf.
Gibt SewingERP externen Schneiderinnen Zugang zum System?
Jede Lieferantin bekommt einen eigenen Portal-Link. Sie sieht nur ihre Arbeitsaufträge (Modell, Größe, Farbe, Kleidungsmaße, Ihre Notizen und Fotos), kann einen Auftrag annehmen, einen Preis nennen und ihn als abholbereit markieren. Sie sieht nie die Braut, andere Lieferantinnen oder Ihre Preise. Fremdarbeit ist in den Tarifen Atelier und Pro enthalten.