Guide · Sous-traitance
Travailler avec des couturières et des ateliers externes
Peu de boutiques de mariée cousent tout en interne. Le perlage part chez une brodeuse, une série d'ourlets urgents chez une couturière indépendante, des robes entières dans un atelier à l'autre bout de la ville ou une usine à l'étranger. Chacun de ces envois est un passage de relais, et c'est à chaque passage de relais qu'une robe se perd : ce qui a été envoyé, quand ça revient, ce que ça coûte, et qui a prévenu la mariée. Ce guide est une façon de travailler qui garde la robe en vue pendant qu'elle est hors des murs.
Un bon de travail par envoi
L'erreur est de traiter la sous-traitance comme un coup de téléphone. Traitez-la comme une commande : une trace écrite de ce qui a quitté la boutique, de ce qui doit revenir, quand, et pour combien. Un bon de travail par robe et par sous-traitant, même si vous envoyez trois robes à la même couturière le même matin, parce que chacune revient à sa propre date et va à sa propre mariée.
- Ce qui est envoyé : la robe ou ses pièces, le tissu, la doublure, les garnitures, et une photo de chaque élément au départ.
- Le travail : dans la langue du sous-traitant si besoin, avec les mesures du vêtement, pas les mesures du corps de la mariée.
- Date de retour : choisie pour qu'un essayage tienne après, confirmée par le sous-traitant quand il accepte.
- Prix : convenu avant le début du travail, à la pièce ou à l'heure, et la devise si le sous-traitant est à l'étranger.
- Statut : envoyé, accepté, prêt, revenu, contrôlé, clôturé. « Revenu » n'est pas la fin ; « contrôlé » l'est.
Ce que le sous-traitant doit voir, et ce qu'il ne doit pas voir
Une couturière externe a besoin du vêtement, des mesures, des consignes et des dates. Elle n'a pas besoin du nom de la mariée, de son téléphone, du lieu du mariage ni du prix de vente de la robe. Garder cela hors de l'envoi protège la vie privée de la mariée, garde vos marges pour vous, et rend la vue du sous-traitant simple.
Dans SewingERP, chaque sous-traitant a son propre lien de portail. Elle l'ouvre sur son téléphone, voit ses bons de travail ouverts avec le modèle, la taille, la couleur, les mesures du vêtement, vos notes et photos, accepte le travail, indique un prix s'il n'était pas fixé, et le marque prêt à être récupéré. Les coordonnées de la mariée n'apparaissent jamais, et un sous-traitant ne voit jamais le travail d'un autre ni vos prix. Vous remplacez le lien à tout moment.
Dates de retour et liste du matin
Une date de retour ne sert que si quelqu'un la compare avec aujourd'hui. Tenez une seule liste des bons de travail qui ont dépassé leur date de retour et lisez-la chaque matin avec le reste des retards : les essayages de la semaine à venir, les robes en retard, les matières qui ne sont pas arrivées. Appelez le sous-traitant le lendemain de la date, pas la veille de l'essayage.
SewingERP met « travail chez un atelier externe au-delà de sa date de retour » dans la liste « ce qui bloque aujourd'hui » du tableau de bord, à côté des étapes en retard de votre propre atelier, pour que le travail dehors et dedans soit surveillé de la même façon.
Le prix est un coût de la robe
La sous-traitance est souvent le plus gros poste de coût d'une robe après le tissu, et celui que la plupart des boutiques oublient quand elles chiffrent la suivante. Chaque bon de travail doit porter son prix, et quand le sous-traitant facture, la facture doit être rapprochée des bons, pas payée en bloc.
Parce que le bon de travail est lié à la robe, SewingERP ajoute son prix au coût réel de la robe, à côté des matières, des heures de votre atelier au taux de chaque personne et des frais généraux. Clôturer le bon de travail d'un sous-traitant crée la dépense, de sorte que la comptabilité et la robe concordent. Le guide du prix de revient donne la formule et un exemple chiffré.
Exemple tiré de la boutique de démonstration de SewingERP : les ateliers externes faisaient partie de l'écart.
Travailler avec une usine à l'étranger
- Les mesures dans leurs unités. Envoyez les mesures du vêtement en centimètres et en pouces, avec une grille de tailles que l'usine reconnaît.
- Un seul interlocuteur et une seule langue. Décidez qui parle à l'usine et gardez le fil dans le bon de travail, pas dans les discussions de trois personnes.
- Le transport fait partie de la date de retour. Une robe expédiée à la date convenue et qui reste dix jours en douane est en retard. Intégrez le transport et la douane dans la date que vous donnez à la mariée.
- Contrôlez à l'arrivée. Photographiez le vêtement le jour de son arrivée et comparez-le avec la commande ; le délai de réclamation auprès d'une usine est court.
Questions
Que doit contenir un bon de travail pour une couturière externe ?
Le numéro de travail, ce qui est envoyé exactement (robe, pièces, tissu, garnitures), le travail à faire, les mesures du vêtement, la date de retour, le prix convenu, et des photos du vêtement au moment du départ. La couturière confirme qu'elle l'a reçu et vous dit quand c'est prêt. Le nom et les coordonnées de la mariée ne sont pas nécessaires et ne doivent pas y figurer.
Comment éviter que la sous-traitance soit en retard ?
Donnez à chaque bon de travail une date de retour qui laisse le temps d'un essayage après, et tenez une seule liste des travaux qui ont dépassé leur date de retour, que quelqu'un vérifie chaque matin. Confirmez la date avec la couturière quand elle accepte le travail, pas quand vous appelez pour demander où il en est.
Comment la sous-traitance apparaît-elle dans le coût de la robe ?
Le prix de chaque bon de travail est un coût de cette robe, à côté des matières, des heures de votre propre atelier et des frais généraux. SewingERP lie le bon de travail à la robe, de sorte que le coût réel et la marge l'incluent, et un sous-traitant qui facture plus que prévu apparaît avant la facture.
SewingERP donne-t-il aux couturières externes un accès au système ?
Chaque sous-traitant reçoit son propre lien de portail. Elle ne voit que ses bons de travail (modèle, taille, couleur, mesures du vêtement, vos notes et photos), peut accepter un travail, indiquer un prix et le marquer prêt à être récupéré. Elle ne voit jamais la mariée, les autres sous-traitants ni vos prix. La sous-traitance est incluse dans les formules Atelier et Pro.