מדריך · עבודות חוץ
עבודה עם תופרות חיצוניות ומתפרות
מעט סלוני כלות תופרים הכול בבית. הרקמה הולכת לרוקמת, גל של מכפלות לתופרת עצמאית, שמלות שלמות למתפרה בצד השני של העיר או למפעל בחו"ל. כל אחד מאלה הוא מסירה, וכל מסירה היא המקום שבו שמלה הולכת לאיבוד: מה נשלח, מתי זה חוזר, כמה זה עולה, ומי אמר לכלה. המדריך הזה הוא דרך עבודה ששומרת את השמלה בטווח ראייה בזמן שהיא מחוץ לבניין.
הזמנת עבודה אחת לכל מסירה
הטעות היא להתייחס לעבודת חוץ כאל שיחת טלפון. התייחסו אליה כאל הזמנה: רשומה כתובה של מה שיצא מהסלון, מה צריך לחזור, מתי ובכמה. הזמנת עבודה אחת לכל שמלה לכל ספקית, גם אם שלחתם שלוש שמלות לאותה תופרת באותו בוקר, כי כל אחת חוזרת בתאריך משלה והולכת לכלה משלה.
- מה נשלח: השמלה או חלקיה, בד, בטנה, אביזרים, ותמונה של כל פריט כפי שיצא.
- העבודה: בשפה של הספקית אם צריך, עם מידות הבגד, לא מידות הגוף של הכלה.
- תאריך החזרה: נבחר כך שמדידה נכנסת אחריו, ומאושר על ידי הספקית כשהיא מקבלת.
- מחיר: מסוכם לפני שהעבודה מתחילה, לפריט או לשעה, והמטבע אם הספקית בחו"ל.
- סטטוס: נשלח, התקבל, מוכן, הוחזר, נבדק, נסגר. "הוחזר" הוא לא הסוף; "נבדק" הוא.
מה הספקית צריכה לראות, ומה לא
תופרת חיצונית צריכה את הבגד, את המידות, את ההנחיות ואת התאריכים. היא לא צריכה את שם הכלה, מספר הטלפון שלה, אולם החתונה או בכמה השמלה נמכרה. להשאיר את זה מחוץ למסירה שומר על פרטיות הכלה, שומר את הרווחים שלכם אצלכם, ומשאיר את המבט של הספקית פשוט.
ב-SewingERP לכל ספקית יש קישור פורטל משלה. היא פותחת אותו בטלפון, רואה את הזמנות העבודה הפתוחות שלה עם דגם, מידה, צבע, מידות הבגד, ההערות והתמונות שלכם, מאשרת קבלה, נוקבת מחיר אם לא נקבע מראש, ומסמנת מוכן לאיסוף. פרטי הכלה לא מופיעים אף פעם, וספקית לא רואה את העבודה של ספקית אחרת או את המחירים שלכם. אתם מחליפים את הקישור בכל רגע.
תאריכי החזרה ורשימת הבוקר
תאריך החזרה עובד רק אם מישהו משווה אותו להיום. החזיקו רשימה אחת של הזמנות עבודה שעברו את תאריך ההחזרה וקראו אותה כל בוקר יחד עם שאר מה שמאחר: מדידות בשבוע הקרוב, שמלות שעברו את היעד, חומרים שלא הגיעו. התקשרו לספקית יום אחרי התאריך, לא יום לפני המדידה.
SewingERP שמה "עבודה אצל מתפרה חיצונית שעברה את תאריך ההחזרה" ברשימת התקועים בלוח הבקרה, ליד השלבים המאחרים של הסדנה שלכם, כך שעבודת חוץ ועבודת בית נצפות באותו אופן.
המחיר הוא עלות של השמלה
עבודת חוץ היא לעיתים העלות הבודדת הגדולה ביותר של שמלה אחרי הבד, וזו שרוב הסלונים שוכחים כשהם מתמחרים את הבאה. כל הזמנת עבודה צריכה לשאת את המחיר שלה, וכשהספקית מוציאה חשבונית, החשבונית צריכה להיות מותאמת מול ההזמנות, לא משולמת כסכום אחד.
מכיוון שהזמנת העבודה מקושרת לשמלה, SewingERP מוסיפה את המחיר שלה לעלות האמיתית של השמלה, לצד חומרים, שעות הסדנה שלכם לפי התעריף של כל עובדת, ותקורה. סגירת הזמנת עבודה של ספקית יוצרת את ההוצאה, כך שהספרים והשמלה מסכימים. מדריך התמחור מציג את הנוסחה ודוגמה מחושבת.
דוגמה מסלון ההדגמה של SewingERP: סדנאות חיצוניות היו חלק מהפער.
עבודה עם מפעל בחו"ל
- מידות ביחידות שלהם. שלחו מידות בגד בסנטימטרים ובאינצ'ים גם יחד, עם טבלת מידות שהמפעל מכיר.
- איש קשר אחד ושפה אחת. החליטו מי מדבר עם המפעל ושמרו את השרשור בהזמנת העבודה, לא בצ'אטים של שלושה אנשים.
- זמן המשלוח הוא חלק מתאריך ההחזרה. שמלה שנשלחת בתאריך שסוכם ויושבת במכס עשרה ימים היא מאחרת. הכניסו את זמן המשלוח והמכס לתאריך שאתם נותנים לכלה.
- בדיקה בהגעה. צלמו את הבגד ביום שהוא מגיע והשוו להזמנה; חלון התביעה מול מפעל קצר.
שאלות
מה צריכה לכלול הזמנת עבודה לתופרת חיצונית?
מספר העבודה, מה בדיוק נשלח (שמלה, חלקים, בד, אביזרים), העבודה לביצוע, מידות הבגד, תאריך ההחזרה, המחיר שסוכם, ותמונות של הבגד כפי שיצא. התופרת מאשרת שקיבלה ומודיעה כשמוכן. השם ופרטי הקשר של הכלה לא נחוצים ולא צריכים להופיע.
איך מונעים איחור בעבודות חוץ?
תנו לכל הזמנת עבודה תאריך החזרה שמשאיר זמן למדידה אחריו, והחזיקו רשימה אחת של עבודות שעברו את תאריך ההחזרה שמישהו בודק כל בוקר. אשרו את התאריך עם התופרת כשהיא מקבלת את העבודה, לא כשאתם מתקשרים לשאול איפה היא.
איך עבודת החוץ נכנסת לעלות השמלה?
המחיר של כל הזמנת עבודה הוא עלות של השמלה הזאת, לצד חומרים, שעות הסדנה שלכם ותקורה. SewingERP מקשרת את הזמנת העבודה לשמלה, כך שהעלות האמיתית ואחוז הרווח כוללים אותה, וספקית שגובה יותר ממה שהוצע מתגלה לפני החשבונית.
SewingERP נותנת לתופרות חיצוניות גישה למערכת?
לכל ספקית יש קישור פורטל משלה. היא רואה רק את הזמנות העבודה שלה (דגם, מידה, צבע, מידות הבגד, ההערות והתמונות שלכם), יכולה לאשר קבלה, לנקוב מחיר ולסמן מוכן לאיסוף. היא אף פעם לא רואה את הכלה, ספקיות אחרות או את המחירים שלכם. עבודות חוץ כלולות במסלולי Atelier ו-Pro.