Guide · Commandes spéciales
Commandes spéciales de mariée : de l'acompte à la livraison
Une commande spéciale est une promesse avec une date dessus. La mariée verse un acompte des mois à l'avance pour une robe qui n'existe pas encore, et tout ce qui se passe entre la vente et le retrait lui est invisible. Le travail de la boutique est de rendre cette période sans surprise : la commande passée à temps, l'arrivée suivie, les essayages réservés avant que la robe arrive, le solde encaissé sans relance, et rien de découvert la semaine du mariage.
À la vente : notez plus que vous ne pensez nécessaire
Tout ce qui tourne mal plus tard était flou à la vente. Avant de prendre l'acompte, la commande doit dire exactement ce qui a été acheté et quand ce sera prêt.
- La robe : créateur ou modèle, taille commandée (et les mesures sur lesquelles elle a été choisie), couleur, longueur, toute personnalisation (manches, encolure, doublure), et le modèle d'essayage dans lequel elle a été essayée.
- Les dates : le mariage, la date à laquelle la mariée a besoin de la robe (plus tôt), la date d'arrivée ou de fin promise, et la date à laquelle les retouches doivent commencer.
- L'argent : prix, acompte, solde, date d'échéance du solde, et si les retouches sont incluses ou chiffrées à part. Acomptes et paiement échelonné traite de la politique à adopter.
- L'accord : conditions d'annulation, changements de taille, qui paie les retouches, et une signature. Un accord signé à la vente est l'assurance la moins chère qu'une boutique puisse acheter.
Pendant la fabrication : un travail, une liste d'étapes
Donnez à la commande un numéro de travail et une liste d'étapes qui correspondent à la façon dont la robe est réellement faite. Pour une commande chez un créateur : commandée, confirmée, expédiée, arrivée, contrôlée. Pour une robe faite dans votre propre atelier, ce sont vos étapes de couture : coupe, base, premier essayage, perlage, deuxième essayage, finitions. L'étape est la seule source de vérité pour « où en est-elle ? ».
Dans SewingERP, chaque robe a un numéro de travail et votre propre catalogue d'étapes. Les étapes faites à l'atelier sont déclarées par la couturière depuis son téléphone, le travail envoyé à un atelier externe devient un bon de travail avec une date de retour, et les matières commandées pour la robe sont des bons de commande avec une date prévue. Les trois alimentent la même liste des retards. Le suivi de l'atelier explique les étapes et la déclaration par QR.
La date d'arrivée est l'échéance qui compte
Les mariées pensent que l'échéance, c'est le mariage. Pour la boutique, l'échéance, c'est l'arrivée : la robe doit être à la boutique six à huit semaines avant le mariage pour que les essayages et les retouches aient de la place. Notez la date promise quand vous passez la commande, et vérifiez chaque semaine la liste des commandes qui l'ont dépassée. Une robe en retard de deux semaines, c'est un appel au créateur ; une robe en retard de deux semaines que personne n'a remarquée, c'est une crise.
Réservez les essayages au moment de la commande, pas à l'arrivée de la robe. Le calendrier des essayages donne les dates ; l'agenda vous dit alors, des mois à l'avance, si la date d'arrivée laisse assez de marge.
Le solde : encaissé à une date, pas sur le pas de la porte
Le solde est plus facile à encaisser quand il est rattaché à une date que la mariée a déjà dans son agenda : le premier essayage ou le début des retouches. Mettez la date d'échéance sur la commande, rappelez-la quelques jours avant, et enregistrez chaque paiement sur la robe pour que le solde soit toujours un seul chiffre. Une mariée qui voit son solde dans son propre portail le discute rarement au retrait.
SewingERP enregistre les acomptes, les paiements et les plans de paiement sur la robe, affiche le solde sur la fiche de la mariée et dans le portail mariée, et peut envoyer un rappel par e-mail avant un essayage quand il reste un solde. Il n'encaisse pas les cartes : vous encaissez l'argent avec ce que vous utilisez aujourd'hui et vous l'enregistrez.
La remise : contrôler, signer et clôturer le travail
- Contrôlez à l'arrivée, pas à l'essayage. Ouvrez le carton le jour même, comparez avec la commande (taille, couleur, personnalisation) et photographiez tout défaut. Le délai de réclamation chez le créateur est court.
- L'essayage final vaut réception. La mariée voit la robe terminée, le solde est réglé, et elle signe qu'elle l'a acceptée. S'il reste quelque chose à corriger, écrivez-le sur le travail avec une date.
- Clôturez le travail. Un travail clôturé fige le prix, les paiements et ce que la robe a réellement coûté, de sorte que le prochain devis s'appuie sur le précédent. Le guide du prix de revient explique les chiffres.
Questions
Qu'est-ce qu'une commande spéciale dans une boutique de mariée ?
Une robe qui n'est pas prise sur le portant : commandée chez un créateur à la taille et dans la couleur de la mariée, faite sur mesure dans l'atelier de la boutique, ou un modèle d'exposition retouché au point d'en faire un vêtement neuf. Elle a un délai de plusieurs semaines ou mois, un acompte, un solde, et généralement des retouches à la fin.
Quel acompte une boutique de mariée doit-elle prendre sur une commande spéciale ?
La plupart des boutiques prennent 50 % à la commande et le solde avant le début des retouches ou au retrait ; certaines étalent le solde en paiement échelonné. L'acompte doit couvrir ce que vous ne pouvez pas récupérer si la mariée annule : la commande chez le créateur, ou les matières et la coupe. Écrivez-le dans l'accord et faites-le signer.
Comment SewingERP suit-il une commande spéciale ?
La commande est une robe sur la fiche de la mariée, avec un numéro de travail, un modèle, la date du mariage et la date de livraison. Elle avance par étapes (commandée, arrivée, premier essayage, retouches, essayage final, livraison, ou vos propres étapes de couture si vous la confectionnez), les paiements et le solde sont sur la même fiche, et le tableau de bord montre quelles commandes sont en retard par rapport à leur date de livraison.
Comment éviter qu'une robe arrive trop tard ?
Remontez à partir du mariage : la robe doit arriver six à huit semaines avant, pour laisser le temps de deux ou trois essayages et des retouches entre eux. Notez la date d'expédition promise au moment de la commande, et tenez une liste des commandes qui ont dépassé cette date, que quelqu'un vérifie chaque semaine.